6 Schritte zu einer erfolgreichen EDI-Implementierung

Einführung

Die Implementierung des Austauschs von EDI-Nachrichten (Electronic Data Interchange), die vollständig in ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) integriert sind, ist ein komplexes Unterfangen, das nicht nur die richtige Technologie, sondern auch das Engagement aller internen und externen Beteiligten erfordert. Im Grunde ist es kein IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt. Ein Rollout von EDI ist ein vollwertiges, vielschichtiges Projekt mit einer Vielzahl voneinander abhängiger Aktivitäten und Aufgaben.

An einem Projekt sind mehrere Parteien beteiligt und es findet eine gegenseitige Abstimmung statt. Gute Planung und Koordination sind Voraussetzungen für den Erfolg. Bevor Sie mit einer EDI-Implementierung beginnen können, müssen außerdem Informationen über den gewünschten Nachrichteninhalt und das zu verwendende Kommunikationsprotokoll zwischen den Handelspartnern vorliegen. Ein strukturiertes, projektbasiertes Vorgehen ist erforderlich, um jedes Implementierungsprojekt zum Erfolg zu führen, egal ob es sich um eine Greenfield- oder eine Migrationssituation. In diesem E-Book werden die sechs Schritte von Descartes für einen erfolgreichen Ansatz beschrieben.

Schritt 1: Alle Beteiligten einbeziehen

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass alle Beteiligten einbezogen werden. Bilden Sie ein Projektteam mit Vertretern aller Anspruchsgruppen. Die Implementierung eines Standardnachrichtensatzes ist nicht nur ein IT-Projekt. Idealerweise wird dieser Aufgabe ein dedizierter Projektverantwortlicher zugewiesen, um die IT und die gesamte Organisation zu verbinden.

Wichtig ist auch die Einbeziehung des ERP-Anbieters, der sich an die EDI-Plattform anbinden können muss.
Wichtige Stakeholder sind:
• Der Kunde: das Unternehmen, das EDI-Nachrichten mit einem oder mehreren Handelspartnern austauschen möchte: Management, IT, Business;
• Der IT-Partner: diese Partei übernimmt die Verwaltung der ERP-Software des Kunden.
• Die Handelspartner: die Geschäftspartner, mit denen der Kunde EDI-Dokumente austauschen möchte;
• Der Anbieter von EDI-Lösungen: bietet EDI-Nachrichtensatzlösungen für die Übersetzung, Übertragung und Verwaltung von EDI-Nachrichten.
• Das Projektmanagement ist für die Abstimmung der verschiedenen Beteiligten verantwortlich.

Schritt 2: Eingehende Analyse

Der nächste Schritt besteht darin, eine eingehende Analyse aller Daten des erforderlichen Nachrichtensatzes durchzuführen. Dies erfordert die Verfügbarkeit der richtigen Informationen. Themen wie Message Implementation Guides (MIG), funktionale bilaterale Vereinbarungen zwischen den Parteien, die Verwendung von Schlüsselsystemen und die Gestaltung von Stammdaten wirken sich auf den EDI-Nachrichteninhalt und die Informationserfassung im ERP-Paket aus.

Externe Informationen:
• Eine Liste von Handelspartnern (einschließlich Name, Adresse und Kontaktdaten), mit denen der Kunde EDI-Nachrichten austauschen möchte.
• Eine Übersicht über Nachrichtentypen, die ein Kunde sendet und empfängt, verwendeter EDI-Standard (EDIFACT, ANSI X12, andere ...) und Versionsnummer.
• Die Message Implementation Guides (MIGs).
• Alle zusätzlichen Anforderungen, wie z. B.: Abstimmungsübersichten, Rechnungslisten, Bestätigungsnachricht (z. B. CONTRL oder APERAK) und digital signierte Rechnungen.

Interne Informationen:
• Aufbau und Inhalt des kundeninternen Formats (= ERP-Format).
• Der bevorzugte Ansatz für die Migration.

Schritt 3: Entwicklung einer Integrationsstrategie

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einer soliden Integrationsstrategie. Die Beantwortung der folgenden Fragen hilft Ihnen bei der Definition Ihrer Strategie.

Fragen:
• Wie werden Sie den Nachrichtensatz unter den Partnern implementieren? • Wie werden Sie mit Ihren Handelspartnern kommunizieren?
• In welcher Reihenfolge werden Sie das Set bereitstellen: in Slots oder nacheinander?
• Was ist der gewünschte Zeitrahmen?

Schritt 4: Testen Sie das System

Achten Sie darauf, die Lösung gründlich zu testen. Das Testen verschafft Ihnen einen Einblick, wie Sie sich vorbereitet haben und wie das System in der Praxis funktioniert. Es ist ratsam, das Nachrichtenset mit einem repräsentativen Pilotkunden zu testen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Verantwortlichen auflisten und repräsentative Testdateien verwenden. Nach dem Test können Anpassungen vorgenommen werden und als nächstes ist es viel einfacher, andere Handelspartner anzubinden.

Schritt 5: Go-Live-Support

Vor dem eigentlichen Go-Live wird der Projektberater die Track & Trace-Tools von Descartes den wichtigsten Stakeholdern erklären. Nach dem Go-Live bleibt das Projektteam noch einige Tage in Bereitschaft.

Das Projekt ist abgeschlossen, wenn die definierten EDI-Nachrichten automatisch und erfolgreich zwischen allen vereinbarten Handelspartnern und dem ERP-System ausgetauscht werden können.

Schritt 6: Verwenden, verwalten, migrieren

Das Go-Live-Zeichen löst die eigentliche Implementierung und den Beginn einer neuen Phase aus, in der der tägliche Betrieb verwaltet wird. Um von Anfang an von den Vorteilen zu profitieren, ist eine umfassende und regelmäßige Schulung der unterschiedlichen Anwender Voraussetzung.

Die technische Einrichtung der Handelspartner wird ebenfalls vom Implementierungsberater verwaltet.