Product Informatie

Descartes’ B2B Activity Monitor

Inzicht in EDI processen

Het uitwisselen van elektronische berichten in de B2B supply chain is een proces dat ‘onder water’ plaatsvindt en bijna altijd goed verloopt. Toch komt het voor dat berichten niet aankomen, bijvoorbeeld omdat ze geweigerd worden door de server van uw handelspartner(s). Als u daar niet tijdig op reageert kan dit hele vervelende gevolgen hebben. Een leverancier gaat bijvoorbeeld leveren terwijl het pakbonbericht niet is aangekomen en de afnemer geen levering op dat tijdstip verwacht.

Ook voor berichten die wel aankomen kan het wenselijk zijn deze terug te kunnen zoeken voor controle over het gehele order-, verzending- en factuurproces. Zo wilt u bijvoorbeeld weten of er voor elke uitgevoerde order al een pakbon en/of factuur verstuurd is. Of er is een dispuut over een factuur. Inzage in de factuur zorgt voor een efficiënte afhandeling.

Het is voor bedrijven van vitaal belang dat men maximaal inzicht heeft in de EDI processen en deze processen real time kan bijsturen, het zogenaamde ‘management by exception’. Descartes heeft een unieke dienst ontwikkeld die al deze uitdagingen het hoofd kan bieden: B2B Activity Monitor.

B2B Activity Monitor

De B2B Activity Monitor is het ideale hulpmiddel om real time te monitoren en helpt u om end-to-end inzicht te hebben in uw EDI processen. Investeringen in software, hardware of maatwerk zijn niet nodig, de B2B Activity Monitor is een standaard dienst die via internet eenvoudig beschikbaar is. U kunt kiezen uit verschillende abonnementsvormen, op basis van de gewenste terugzoekperiode.

In het kort:

• Real time monitoren van elektronische berichtstromen
• Geen software nodig, inloggen vanaf elke locatie via internet
• Terugzoekperiode van 1, 3 of 6 maanden mogelijk

Tracking & Tracing berichten

• Zoeken in alle verstuurde en ontvangen berichten voor de periode waarin deze worden bewaard.
• Berichten opzoeken, aan de hand van logische gegevens zoals factuurnummer, datum, onderwerp en geadresseerde.
• De status inzien van gecommuniceerde berichten. Zijn berichten aangekomen? Zijn berichten succesvol uit de postbus opgehaald? Zijn de berichten succesvol vertaald?
• Zoeken naar individuele berichten binnen een Interchange (postzak).
• Tracking & Tracing van berichten die via andere netwerken/protocollen als X.400 en AS2 zijn verstuurd.
• Berichten in leesbaar formaat tonen (PDF), downloaden en delen.
• Aan de hand van een bepaald EDIFACT bericht een bijbehorend bericht opzoeken, bij een ORDER de bijbehorende DESADV en INVOIC zoeken (gehele flow inzichtelijk).

Foutafhandeling & herzenden

Berichten kunnen vanwege uiteenlopende redenen door de ontvanger worden geweigerd. U kunt door middel van de B2B Activity Monitor geweigerde berichten opsporen en deze alsnog aanbieden (herzenden) aan de desbetreffende handelspartner. Zo heeft u zélf de controle over het foutafhandelingsproces.

Analyse van berichtenverkeer

Statistieken en overzichten van uw berichtenverkeer op basis van onder andere:

• Gekozen periode
• Soort berichten

Optioneel: e-Archiving & Alerting

Het B2B Activity Monitor abonnement is uit te breiden met twee opties:

• Alerting. Het ontvangen van meldingen indien nieuwe berichten in uw postbus zijn afgeleverd of wanneer berichten al langere tijd niet zijn opgehaald. Hiervoor biedt Descartes de Alert Notification Service.

• e-Archiving. De Nederlands belastingdienst vereist dat zowel verzonden als ontvangen facturen 6 jaar worden bewaard. In andere Europese landen geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar. Descartes biedt klanten de mogelijkheid om de elektronische facturen conform de eisen van de Nederlandse en buitenlandse belastingdiensten voor 7 of 11 jaar te archiveren, terug te zoeken en te downloaden. Waarom 7 en 11 jaar? Aangezien de belastingdienst enkele maanden na die bewaarpperiode zou kunnen komen met de vraag, worden de berichten 1 jaar langer bewaard dan de maximale fiscale periode.

De belangrijkste kenmerken van de B2B Activity Monitor zijn:

• Real time monitoren van elektronische berichtenstromen
• Verkeer inzichtelijk over meerdere netwerken/protocollen
• Tracking & Tracing van individuele berichten
• Berichten leesbaar tonen, downloaden en delen
• Foutafhandeling en herzenden van berichten
• Hulpmiddel dispuutmanagement en procescontrole
• Analyse van communicatie met partners
• Géén investeringen nodig, webbased applicatie
• Flexibele abonnementstructuur
• Uitbreidingsopties: e-Archiving en Alerting