PRODUCT DATA MANAGEMENT

Harry Geelen

Processen in Product Data Management

• Beheren van artikeldata – Verzamelen van gegevens over de objecten van transacties inkoop, productie, voorraad, verkoop en facturatie, kwaliteit – Beheren van artikelnummers (identificaties) – Valideren van de data – Compleet en actueel houden van artikelgegevens

• Beheren van assortimenten • Intern synchroniseren van artikeldata

• Uitwisselen van artikelgegevens met ketenpartijen 1/26/2015

Trends in artikelstamdata

• Het aantal artikelgegevens is explosief gestegen – Meer artikelen per verkoopkanaal. – Ketens worden transparanter waardoor gevarieerder aanbod - productievorm afhankelijk van klantvoorkeuren

• De artikelassortimenten worden steeds groter. – Een supermarkt heeft al snel een assortiment van vele duizenden producten, en een webshop heeft al gauw een assortiment van zo'n honderdduizend producten.

• Korte Life-cycle – De life-cycle van producten is veel korter dan voorheen. – Fabrikanten leveren hetzelfde product niet langer dan een jaar (fietsen, computer hardware). Daarna komt er een opvolgend product.

• Het aantal vast te leggen gegevens per artikel neemt toe. Honderd velden per product is heel normaal. Het soort velden verschilt daarbij weer per type product en segment en het integratieniveau in het bedrijf. – Foodsector: Verplicht informeren van consumenten over voedingsgegevens op etiketten en op webshops

• De standaardisatie-eisen nemen toe, – Standaardisatie van de productspecificatie -- productvergelijkers 1/26/2015

Wat zijn de gevolgen

• Stamdata is de spin het web van de bedrijfsprocessen
• Goede stamdata noodzakelijke voorwaarde voor organiseren en plannen van het werk.
• Stamdatabeheer noodzakelijk voor bereiken van efficency-voordelen (ERP)
• Interne en externe druk leidt tot toename van het werk van de databeheerder 1/26/2015

Agenda

• Onderwerpen van belang voor gegevens- uitwisseling
• Aan de hand van specifieke problematiek in de AGF sector
• Artikel identificatie – GTIN allocatie regels
• Artikelsoorten – structuren t.b.v. communicatie • Artikelsynchronisatie
• Cases 1/26/2015

Wat is er speciaal aan de AGF sector

Goederenstroom: functies

PRODUCENT
![Image37]
![Image35]

VERZAMELAAR
![Image43]
![Image41]

VERPAKKER
![Image47]
![Image41]

RETAILER
![Image59]
![Image57]

![Image35] ![Image41] ![Image41]
Vers – niet bewerkt product Deels verpakt, deels los.

CONSUMENT
![Image65]
![Image63]

Vrijwel geen Merken - Producent en Tussenhandelaar zijn uitwisselbaar 70% export en re-export

ARTIKEL-IDENTIFICATIE = GTIN ALLOCATIE

1/26/2015

GTIN Allocatie

• Wanneer is een nieuw artikel ook echt een nieuw artikel – Wat vindt de klant er van – Wat vindt de consument – Wat vinden we zelf als producent of handelaar

• Richtlijn GTIN Allocationrules van GS1 ![Image77] ![Image77]
– Website en brochures

• Andere kleur? (Zilver i.p.v. Wit) • Andere receptuur? (lijnzaadolie ipv koolzaadolie)

• Andere MIX (Boeketten) ![Image78]

• Het begrip Variant wordt weinig gebruikt

• Jubileumuitgaves (met receptenboekje)

1/26/2015

GTIN Allocatie regels voor artikelen in de AGF

BASISKENMERKEN

• PRODUCT – ARTIKEL (Botanische naam)

• TEELTWIJZE

• MERK

• LAND VAN HERKOMST

• COMMERCIELE EIGENSCHAP (READY TO EAT – BY AIR-CERTIFIED )
  PRODUCTGEBONDEN EIGENSCHAPPEN

• MAAT – SORTERING

• KLASSE

• KLEUR

• VORM

• RAS/VARIETEIT

• HANDELSTYPE (PRUIMTOMAAT, VLEESTOMAAT, COCKTAILTOMAAT)

• OVERIG (VRUCHTVLEES, PITLOOS, NABEHANDELD (Chemisch of Fysiek )
  INHOUD

• AANTAL Eenheden / GEWICHT
  VERPAKKINGSKENMERKEN

• VERPAKKINGSSOORT

• SAMENSTELLING
  1/26/2015

SOORTEN ARTIKELEN

1/26/2015

Soorten van artikelen Dimensies

Inkoopartikelden – Halffabricaten – Hulpgoederen – Verpakkingsmaterialen – Verkoopartikelen Voorraadartikelen – Productieartikelen Handelsartikelen – Consumentenartikelen Klant-specifieke artikelen – Algemene Artikelen Unieke artikelen – Generieke Artikelen

1/26/2015

Handelsartikelen – Consumentenartikelen

Artikel-hiërarchie m-n

A: Consumentenverpakking in meerdere handelsverpakkingen

B: Handelsverpakking bevat diverse consumentenverpakkingen

1/26/2015

Klantspecifiek vs. Algemeen

• Volledig klantspecifiek artikel is een private-label artikel met het huismerk van de afnemer

• Klantspecifiek is ook: – Retailer A: THT datum is verplicht, afdrukken in de linker bovenhoek; – Retailer B: Absoluut geen THT datum op AGF artikelen; – Retailer C: Onderlabel met THT datum; – Retailer D: THT mag, maar traceercode moet

• Algemeen artikel: Eigen merk 1/26/2015

AGF probleem: Generieke en Unieke artikelen

• Voor sommige afnemers zijn bepaalde kenmerken irrelevant en geen item waarop wordt besteld! – Citroenen uit: Griekenland en/of uit Italië en/of uit Spanje en/of uit Tunesië en/of Peru en/of Argentinië – Goede Citroenen (3 in een netje)

• Andere relaties zien deze artikelen juist als verschillend en verwachten dus ook op verschillende GTINs te bestellen en geleverd te krijgen. • Spagaat voor de leverancier. 1/26/2015

Oplossing: Unieke en generieke artikelen

• Bij een Uniek artikel zijn alle relevante kenmerken volledig gespecificeerd waarmee één uniek artikel is gedefinieerd;
• Bij een Generiek artikel zijn niet alle kenmerken gespecificeerd. Een generiek artikel omvat dan meerdere unieke artikelen; Een generiek artikel beslaat een groep van artikelen die volgens de GTIN allocatieregels verschillend zijn, maar door één afnemer als identiek ervaren worden. Deze bestelt dan ook één artikel uit - wat voor de leverancier - een groep van artikelen is.
• Bijvoorbeeld: – Land van herkomst – Meerdere sorteringen; – Diverse kleuren; – Teeltwijze 1/26/2015

Kenmerken generiek artikel

• Een generiek artikel is een virtueel artikel: – Omvat een groep van unieke artikelen – Heeft een eigen unieke GTIN waarop wordt besteld, geleverd en gefactureerd – Is nooit op voorraad – Wordt niet geproduceerd
• Na ontvangst van de bestelling van een generiek artikel wordt één van de beschikbare onderliggende unieke artikelen geselecteerd (functie commercie / werkvoorbereiding / planning / SCM)
• Bij het verpakken bepalen op basis van klantvoorkeuren welke GTIN op de barcode wordt gebruikt op de handelsverpakking en de consumentenverpakking
• Bij uitgaande EDI berichten (DESADV / INVOIC) de gewenste GTIN gebruiken (of voorzien in substituties) 1/26/2015

Generieke consumentenartikelen

• Consumentenartikel met barcode van virtuele GTIN om te scannen af te rekenen aan de kassa; – Retailer hoeft een kleiner assortiment te onderhouden in POS

• Er zijn retailers die unieke handelsartikelen bestellen, en virtuele consumentenartikelen geleverd willen krijgen. – Consumenten GTIN is gelijk maar GTIN van handelsartikel is verschillend.

• Er zijn in Europa retailers die één handelsartikel willen bestellen maar bij levering verschillende consumenten GTIN’s verwachten conform de GTIN allocatie regels. 1/26/2015

Structuur Verkoopartikelen

8 Scenario’s voor inrichting

1/26/2015

GEELEN DATA MANAGEMENT ADVIES

UITWISSELEN VAN ARTIKELGEGEVENS

1/26/2015

Proces gegevensuitwisseling

• Verzamelen artikelgegevens – Per gegevens-soort – Per handelsscenario – Meerdere bronsystemen?
• Valideren – Juiste detailniveau
• Insturen artikelgegevens naar datapool • Artikel hiërarchie aanmaken
• Controle • Publiceren naar relatie 1/26/2015

Welke artikelgegevens?

• Wat wil de relatie weten? – Artikelidentificatie – Foto’s – Inhoud – geheim recept of transparantie naar de consument – Logistieke gegevens
• Wie is de ontvanger van de informatie? – Van B2B naar B2B2C
• Consumenteninformatie – Hoe te gebruiken- gebruiksvoorschriften – Wanneer te gebruiken
• Houdbaarheid?
• Condities – Is het gevaarlijk?
• Voedselveiligheid? Genetisch gemanipuleerd
• Gevaarlijke stoffen? Radioactieve materialen
• Diverse databases voor artikelgegevens – PIM, SIM, Foodscore, GS1 Datasource, 1Worldsync – GDSN - netwerk van aaneengesloten GS1 artikeldatabases (datapools) 1/26/2015

Gegevens GS1Datasource?

HANDELSARTIKELEN

• Identificatie / Omschrijvingen / Classificatie

• Afmetingen / Logistieke gegevens

• Handling en opslag – Houdbaarheid en Bewaartemperatuur

• Verpakkingen

• Gevaarlijke goederen

• Identificerende kenmerken – Kenmerken voor GTIN allocatie regels

CONSUMENTENARTIKELEN

• Artikel hiërarchie

• Identificatie Omschrijvingen / Classificatie

• Afmetingen / Schappenplan

• Contactinfo – Productvariant en marketing info (Claims) – Ingrediënten, nutriënten en allergenen

• Etiket informatie – Productvariant en marketing info (Claims) – Ingrediënten, nutriënten en allergenen – Bereiding / gebruik / Herkomst vlees

• Samenstellingen

Wat betekent dat voor onze artikelstructuur?

• Alle bovenstaande gegevens vastgelegd in stamdatasysteem (of -module)

• Publiceren aan wie? – Weten welke klant welke artikelen bestelt

• Assortimentsonderhoud – Generieke of Specifieke artikelen – Klantassortiment in ERP systeem

• Hoeveel artikelen hadden we ook alweer? 1/26/2015

CASE 1 Etiketinformatie Wet EU 1169/2011

WETTELIJKE EISEN AAN DE ETIKETTERING VAN VOEDINGSMIDDELEN

• Verplichte minimale lettergrootte van 1,2 mm op het etiket
• Importeur moet worden vermeld op een (voor)verpakking als er geen verkoper of verantwoordelijk levensmiddelenbedrijf in de EU op het etiket staat
• Informatie over allergenen van niet-voorverpakte producten op moment van aankoop dus in het winkelschap van de supermarkt en detailhandel.
• Bij verpakte producten allergenen vermelden in een afwijkend lettertype in de lijst met ingrediënten of op de verpakking vermelden “bevat selderij”.
• Verplichte voedingswaardevermelding voor voorverpakte levensmiddelen is voor onverwerkte producten zoals groenten en fruit maar ook ambachtelijke levensmiddelen niet van toepassing. – Verse groenten en fruit zijn vrijgesteld van de verplichte nutriëntendeclaratie die voor vrijwel alle levensmiddelen gaat gelden vanaf 13 december 2016.

1/26/2015

Warenwetbesluit Informatie Levensmiddelen (WIL)

• Per 14/12/2014 (gelijk met EU 1169/2011) • Vervangt Wet Etikettering Levensmiddelen
• Dicht wat gaatjes die ontstaan bij invoering van de EU etiketwet en de oude WEL
• Bij verpakte producten een verplichte aanduiding van – OF een partijcode (voorafgegaan door de letter L) – OF een houdbaarheidsdatum (dag/maand) dan wel uiterste consumptiedatum (dag/maand) 1/26/2015

Informatie op het etiket

Waarom maken ICT-ers zich er dan druk om?

• Verplichte informatie op het etiket moet ook beschikbaar zijn op moment van aankoop in internetwinkels.
• Hoe weet die internetretailer wat op het etiket staat?
• Datasynchronisatie -
• In alle EU landen EU biedt de nationale GS1 een oplossing
• Er zijn diverse webportals ontstaan waarmee je je assortiment levensmiddelen kunt aanmelden.
• De gegevens worden dan opgeslagen in de (inter)nationale datapool
• Men gebruikt wel dezelfde set gegevens
• Uitwisseling via GS1DAS via XML is mogelijk 1/26/2015

CASE 2 Verpakken aan de bron

Het is meestal goedkoper om consumentenartikelen te laten verpakken bij de producent dan bij de handelaar in Nederland

Toename “Directe leveringen” - al of niet vanuit voorraad. – Producent levert met eigen GTIN op consumentenartikel of voorbedrukte GTINs op dozen – In Nederland niet meer ompakken, direct picken / afleveren – Direct afleveren kan ook vanuit boot/ truck of vanuit een producentlocatie – Handelaar gebruikt de GTIN die de leverancier heeft toegekend in zijn artikeladministratie.

Wat te doen als er meerdere (20?) leveranciers zijn van hetzelfde unieke artikel?

1/26/2015

Voorstel voor gebruik GDSN-veld equivalent Item

• Equivalent Item is een alternatief artikelnummer. • Geen vervanging (substitute), maar “hetzelfde artikel met een ander nummer”
-Pruimtomaten uit Spanje

-Handelaar kent een eigen GTIN toe aan het artikel

• Het artikel met GTIN wordt besteld, geleverd en gefactureerd • In de praktijk kunt u GTIN A2 ook fysiek aantreffen met GTIN X2

• equivalentItem wordt ondersteund door GDSN, GS1Datasource en andere datapools; • Herhalend gegeven;

• Praktische oplossing bij het sourcen en uitbesteden van verpakken aan meerdere leveranciers.

• Herhalend gegeven;
• Praktische oplossing bij het sourcen en uitbesteden van verpakken.