Pijnlijke missers en misvattingen rondom goederencodes

Voorkom fouten met HS-codes in douaneaangiftes

In de transportsector is veel te doen om de HS-codes (ook wel GS-code genoemd, van Geharmoniseerd Systeem). Er worden menselijke fouten gemaakt, producten worden verkeerd gelabeld en derhalve verkeerd geclassificeerd, en vaak is de kennis over het systeem niet up-to-date. Dergelijke fouten kunnen tot in de miljoenen euro’s aan boetes en schades leiden. Waar gaat het vaak mis en waar moet je op letten bij HS-codes? In deze whitepaper bespreken we de belangrijkste aandachtspunten voor iedereen die met goederencodes werkt.

De rol en opbouw van goederencodes

Bij de in- en uitvoer van producten moeten op de factuur en op de aangifte voor de douane goederencodes worden vermeld. Op basis van zo’n goederencode worden onder andere de invoerbelasting op het product, invoervergunningen, documentatieverplichtingen en veiligheidsmaatregelen gebaseerd. Dankzij de codering is het ook mogelijk bedreigde dier- en plantensoorten te monitoren en snelle ontwikkelingen in een sector te volgen. Doordat de HS-code wereldwijd dezelfde is, bevordert dit de goederenstroom en de communicatie tussen exporteurs, producenten, logistiek dienstverleners en douanes.

Transportbedrijf Lensveld heeft een nieuwe klant, een Chinees bedrijf dat in knoflook handelt, en laat door het douane-expeditiebedrijf waar het al 25 jaar mee werkt, de aangifte voor de invoer van een zending knoflook doen. Het expeditiebedrijf vraagt om de HS-code (Harmonized System) van de zending en Lensveld geeft de code door die het Chinese bedrijf heeft verstrekt. Het zou gaan om gedroogde knoflook. Nadat enkele zendingen zijn geïmporteerd, vindt bij de douane een inspectie plaats en blijkt de vracht verse knoflook te bevatten. Voor dit product zijn een andere HS-code en bijbehorend – hoger – tarief van toepassing. De douane schrijft een naheffing uit van 1,3 miljoen euro.

opbouw goederencode

De eerste zes cijfers zijn internationaal gelijk. De onderverdeling daarna kan verschillen op nationaal niveau. Houd daar rekening mee, wanneer u een goederencode van uw buitenlandse leverancier gebruikt.

HS-Code

Gecombineerde Nomenclatuur

Waar het misgaat

De Wereldhandelsorganisatie past regelmatig de HS-codes aan. Eens per vijf jaar gebeurt dit bovendien zeer grondig en gaat het systeem volledig op de schop. HS 2017 omvatte ruim tweehonderd veranderingen op het gebied van onder andere landbouw, chemie, hout, textiel, metaal, machines en transport. Enkele opvallende wijzigingen in 2017 waren de toevoeging van ledproducten en de splitsing tussen hybride auto’s, plug-in hybride auto’s en volledig elektrische auto’s. De codes van voorgaande jaren zijn dus niet per definitie dezelfde.

Voor exporteurs, producenten en logistiek dienstverleners hebben de wijzigingen van de goederencodes grote impact. Goederencodes zijn direct verbonden aan douanerechten, import- en exportbeperkingen en documentatieverplichtingen. Een hoop zaken om rekening mee te houden. Vaak gaat het echter al eerder mis en worden de veranderingen intern niet doorgevoerd. Of een nog grotere valkuil: de verantwoordelijke voert als een automatisme de oude code in of is niet op de hoogte van toevoegingen of aanpassingen.

Elk bedrijf moet dus zelf zijn artikelcodes, invoerrechten en douanegegevens herzien – zeker de bedrijven die deze gegevens in een ERP-systeem bijhouden. Onjuiste tariefclassificaties en douanedocumentatie kunnen namelijk verstrekkende gevolgen hebben en resulteren in vertragingen aan de grens, jarenlange naheffingen en forse boetes. Daarvan zijn legio voorbeelden. Variërend van een grote retailer die 110.000 euro moest betalen na serviesgoed onterecht als porselein te hebben aangegeven, tot een voedselimporteur die van fraude beschuldigd werd. Deze laatste weigerde de 1,6 miljoen euro boete te betalen en werd vervolgens veroordeeld tot zes jaar gevangenisstraf. De noodzaak is dus hoog om maatregelen in de risicomanagementstrategie op te nemen, er experts bij te betrekken en de juiste software te installeren.

Voorbeeld: ledverlichting

In 2017 is ledverlichting toegevoegd aan het Geharmoniseerd Systeem. Alle producten die voorzien zijn van ledverlichting, hebben een andere code gekregen. Ledlampen vallen voortaan onder de nieuwe post 8539.50. Bedrijven die bij de douane producten met ledverlichting laten passeren, moeten hun HS-codes dus herzien. Dit heeft impact op bijvoorbeeld autohandelaren, smartphonefabrikanten en importeurs van led-tv’s.

Voorbeeld: elektrische voertuigen

Vanwege de ontwikkelingen op dit vlak zijn er in 2017 subcategorieën toegevoegd: volledig elektrische voertuigen krijgen voortaan HS-code 8703.80, plug-in hybrides 8703.60 en hybrides 8703.40 en 8703.50.

Aandachtspunten

Wie internationaal zakendoet, heeft direct of indirect te maken met HS-codes. Een aantal belangrijke aandachtspunten op een rij:

1. Opdrachtgever is verantwoordelijk
   Opdrachtgevers voor in- of uitvoer van producten zijn in bijna alle gevallen verantwoordelijk voor het juist coderen van hun producten. Ook als zij zich laten vertegenwoordigen door een persoon of instantie en daarvoor de Machtiging Directe Vertegenwoordiging hebben ingevuld.
   Zeker zijn van de juiste goederencodes? Vraag voortaan een BTI (Bindend Tarief Inlichtingen) aan. Een BTI is doorgaans één tot drie jaar geldig, mits de code en indeling van het product in die periode dezelfde blijven. Indien ze veranderen, wordt het als een ander product beschouwd en moeten daarvoor opnieuw afspraken met de douane worden gemaakt.

2. Zelf coderen versus automatiseren
   Zelf HS-codes vaststellen, is zeker mogelijk. Via de database Douane Tarief Voorziening zijn alle producten en bijbehorende codes op te vragen. Het blijft wel nodig om zelf te monitoren of de classificering aangepast moet worden. De Kamer van Koophandel (KvK) en douanediensten adviseert het zelf vaststellen van goederencodes alleen wanneer “op basis van goederennaamlijst, de indelingsregels en de toelichting een goederencode [eenvoudig is] vast te stellen”. Overigens blijkt het in de praktijk zelden eenvoudig te zijn producten aan codes te koppelen. De KvK raadt aan om een specialist in te schakelen wanneer de organisatie zelf niet de kennis of ervaring met het vaststellen van goederencodes heeft of wanneer het om risicovolle producten gaat.

3. Zorg zowel intern als extern voor accurate, actuele codes
   Wanneer maandelijks meer dan 45 producten worden in- of uitgevoerd, is het hoe dan ook verstandig software en specialisten in te zetten. Die software biedt naast het bewaren van de juiste codes aanvullende inzichten. De software verschaft bijvoorbeeld informatie over slimmere manieren van invoeren. Zo kan het zijn dat invoeren via een ander land de kosten drukt, omdat de invoerrechten daar lager zijn. Tegenwoordig vormen Software-as-a-Service-oplossingen (SaaS) een goed alternatief voor organisaties, aangezien ze als abonnementsvorm worden aangeboden en daardoor kostenaantrekkelijk en schaalbaar zijn. Voor sommige is een web-based systeem voldoende, andere bedrijven hebben voor hun bedrijfssystemen juist een geïntegreerde oplossing nodig.

Conclusie

HS-codes raken elke organisatie die met in- of uitvoer van producten te maken heeft. Een systematische en continue voorbereiding en alertheid stellen bedrijven in staat om de langetermijnefficiëntie te verbeteren en financiële missers te voorkomen.

Bedrijven die met enige regelmaat producten in- of uitvoeren, zijn op zoek naar systemen of oplossingen die eenvoudig de update van de goederencodes kunnen doorvoeren. Dit geldt zeker ook voor bedrijven die strategisch willen omgaan met hun invoer en uitvoer. Voor sommige is een web-based systeem voldoende, andere bedrijven hebben voor hun bedrijfssystemen juist een geïntegreerde oplossing nodig. Met de juiste mensen en passende technische ondersteuning zijn uiteindelijk gestroomlijnde processen, een lagere foutmarge en meer succes op de lange termijn te realiseren.