Sechs Schritte zu einer erfolgreichen

EDI-Implementierung

Einführung

Die Implementierung des Austauschs von EDI-Nachrichten (Electronic Data Interchange), die vollständig in ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) integriert sind, ist ein komplexes Unterfangen, das nicht nur die richtige Planung und Koordination der beteiligten Parteien erfordert. Vor der EDI-Implementierung müssen Informationen über den gewünschten Nachrichteninhalt und das zu verwendende Kommunikationsprotokoll zwischen den Handelspartnern vorliegen.

Ein strukturiertes, projektbasiertes Vorgehen ist erforderlich, um jedes Implementierungsprojekt zum Erfolg zu führen, egal ob es sich um eine Greenfield- oder eine Migrationssituation handelt. In diesem E-Book werden die sechs Schritte von Descartes für einen erfolgreichen Ansatz beschrieben.

Alle Beteiligten einbeziehen

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass alle Beteiligten einbezogen werden. Bilden Sie ein Projektteam mit Vertretern aller Anspruchsgruppen. Die Implementierung eines Standardnachrichtensatzes ist nicht nur ein IT-Projekt. Idealerweise wird dieser Aufgabe ein dedizierter Projektverantwortlicher zugewiesen, um die IT und die gesamte Organisation zu verbinden. Wichtig ist auch die Einbeziehung des ERP-Anbieters, der sich an die EDI-Plattform anbinden können muss.

Wichtige Stakeholder sind:

• Der Kunde: das Unternehmen, das EDI-Nachrichten mit einem oder mehreren Handelspartnern austauschen möchte: Management, IT, Business;
• Der IT-Partner: diese Partei übernimmt die Verwaltung der ERP-Software des Kunden. Normalerweise ist diese Partei auch dafür verantwortlich, das ERP-System für den EDI-Nachrichtenaustausch zu "entsperren".
• Die Handelspartner: die Geschäftspartner, mit denen der Kunde EDI-Dokumente austauschen möchte;
• Der Anbieter von EDI-Lösungen: bietet EDI-Nachrichtenlösungen für die Übersetzung, Übertragung und Verwaltung von EDI-Nachrichten.
• Das Projektmanagement ist für die Abstimmung der verschiedenen Beteiligten verantwortlich. Der Projektberater leitet den Implementierungsprozess basierend auf Best Practices vom Kick-Off-Meeting bis zum Go-Live.

Eingehende Analyse

Definieren Sie den gewünschten Nachrichteninhalt und das Kommunikationsprotokoll. Der nächste Schritt besteht darin, eine eingehende Analyse aller Daten des erforderlichen Nachrichtensatzes durchzuführen. Dies erfordert die Verfügbarkeit der richtigen Informationen.

Externe Informationen:

• Eine Liste von Handelspartnern (einschließlich Name, Adresse und Kontaktdaten), mit denen der Kunde EDI-Nachrichten austauschen möchte.
• Eine Übersicht über Nachrichtentypen, die ein Kunde sendet und empfängt, verwendeter EDI-Standard (EDIFACT, ANSI X12, andere ...) und Versionsnummer.
• Eine Liste von Geschäftsszenarien.
• Die Message Implementation Guides (MIGs).
• Alle zusätzlichen Anforderungen, wie z. B.: Abstimmungsübersichten, Rechnungslisten, Bestätigungsnachricht (z. B. CONTRL oder APERAK) und digital signierte Rechnungen.

Interne Informationen:

• Aufbau und Inhalt des kundeninternen Formats (= ERP-Format).
• Die Verbindungsmethode zur Verbindung mit dem Descartes Global Logistics Network™ (Descartes GLN™).
• Der bevorzugte Ansatz für die Migration.

Entwicklung einer Integrationsstrategie

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einer soliden Integrationsstrategie. Die Beantwortung der folgenden Fragen hilft Ihnen bei der Definition Ihrer Strategie.

Fragen

• Wie werden Sie den Nachrichtensatz unter den Partnern implementieren? Werden Sie sie zwingen oder anstupsen?
• In welcher Reihenfolge werden Sie das Set bereitstellen: in Slots oder nacheinander?
• Wie werden Sie mit Ihren Handelspartnern kommunizieren? Es ist ratsam, einen Kommunikationsplan zu erstellen und diesen mit dem Unternehmen abzustimmen.
• Was ist der gewünschte Zeitrahmen? Die zeitliche Abstimmung mit Ihrem Implementierungspartner ist ein wesentlicher Bestandteil des Plans.

Achten Sie darauf, die Lösung gründlich zu testen. Das Testen verschafft Ihnen einen Einblick, wie Sie sich vorbereitet haben und wie das System in der Praxis funktioniert. Es ist ratsam, das Nachrichtenset mit einem repräsentativen Pilotkunden zu testen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Verantwortlichen auflisten und repräsentative Testdateien verwenden.

Der nächste Schritt sind End-to-End-Tests zwischen dem Kunden und den Handelspartnern, um potenzielle Probleme während des eigentlichen Go-Live zu beseitigen.

Technische und geschäftliche Szenarien

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen technischen und geschäftlichen Tests zu beachten. Ein technischer Test kann erfolgreich sein, aber dennoch kann ein bestimmtes Geschäftsszenario fehlschlagen. Daher ist es wichtig, alle Geschäftsszenarien gründlich zu testen.

Go-Live-Support

Vor dem eigentlichen Go-Live wird der Projektberater die Track & Trace-Tools von Descartes den wichtigsten Stakeholdern erklären. Nach dem Go-Live bleibt das Projektteam noch einige Tage in Bereitschaft.

Da die EDI-Lösungen von Descartes sehr intuitiv sind, ist keine umfangreiche Schulung erforderlich. Dennoch bedarf es der richtigen Anleitung, um die Software anzunehmen und effizient zu nutzen.

Projekt abgeschlossen

Das Projekt ist abgeschlossen, wenn die definierten EDI-Nachrichten automatisch und erfolgreich zwischen allen vereinbarten Handelspartnern und dem ERP-System ausgetauscht werden können.

Verwenden, verwalten, migrieren

Das Go-Live-Zeichen löst die eigentliche Implementierung und den Beginn einer neuen Phase aus, in der der tägliche Betrieb verwaltet wird.

Die technische Einrichtung der Handelspartner wird ebenfalls vom Implementierungsberater verwaltet.

Über Descartes

Descartes (Nasdaq: DSGX) (TSX: DSG) ist Weltmarktführer bei Lösungen für Software-as-a-Service on-demand, die darauf ausgerichtet sind, Produktivität, Leistung und Sicherheit logistikintensiver Unternehmen zu verbessern.