Six étapes pour une implémentation EDI réussie

Introduction

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Plusieurs parties sont impliquées dans un projet et il y a une coordination mutuelle. Une bonne planification et une bonne coordination sont des conditions préalables au succès. Avant de pouvoir démarrer une implémentation EDI, des informations doivent également être disponibles sur le contenu du message souhaité et le protocole de communication à utiliser entre les partenaires commerciaux.

Une approche structurée et basée sur des projets est nécessaire pour faire de tout projet de mise en œuvre un succès, qu’il s’agisse d’un projet vierge ou d’une situation de migration. Les six étapes de Descartes pour une approche réussie sont décrites dans cet e-book.

Impliquer toutes les parties prenantes

La première étape consiste à s’assurer que toutes les parties prenantes sont impliquées. Formez une équipe de projet avec des représentants de tous les groupes de parties prenantes. La mise en œuvre d’un ensemble de messages standard n’est pas qu’un projet informatique. Idéalement, un propriétaire de projet dédié est affecté à cette tâche pour connecter l’informatique et l’organisation au sens large. Il est également important d’impliquer le fournisseur ERP, qui doit pouvoir se connecter à la plateforme EDI.

Les parties prenantes importantes sont :

• Le client : l’entreprise qui souhaite échanger des messages EDI avec un ou plusieurs partenaires commerciaux : direction, informatique, métier ;
• Le partenaire informatique : cette partie gère le logiciel ERP du client. Habituellement, cette partie est également responsable du « déverrouillage » du système ERP pour l’échange de messages EDI ;
• Les partenaires commerciaux avec lesquels le client souhaite échanger des documents EDI ;
• Le fournisseur de solutions EDI - fournit des solutions de messagerie EDI pour la traduction, la transmission et la gestion des messages EDI ;
• La gestion de projet est responsable d’aligner les différentes parties prenantes impliquées. Le consultant de projet guide le projet de mise en œuvre sur la base des meilleures pratiques, de la réunion de lancement à la mise en service.

Analyse approfondie

Définir le contenu du message souhaité et le protocole de communication.

L’étape suivante consiste à effectuer une analyse approfondie de toutes les données de l’ensemble de messages requis. Cela nécessite la disponibilité des bonnes informations. Des sujets tels que les guides de mise en œuvre des messages (MIG), les accords bilatéraux fonctionnels entre les parties, l’utilisation de systèmes de codes et la disposition des données de base influencent le contenu des messages EDI et l’enregistrement des informations dans le progiciel ERP. Dans la plupart des cas, la source du message EDI doit également être reflétée dans le format interne du logiciel ERP. Un projet réussi nécessite à la fois une connaissance approfondie de l’EDI et une compréhension de son utilisation.

Informations externes :

• Une liste des partenaires commerciaux (y compris le nom, l’adresse et les coordonnées) avec lesquels le client souhaite échanger des messages EDI.
• Un aperçu des types de messages qu’un client envoie et reçoit, la norme EDI utilisée (EDIFACT, ANSI X12, autre...) et le numéro de version.
• La méthode de connexion pour se connecter au Descartes Global Logistics Network™ (Descartes GLN™).
• Une liste de scénarios commerciaux.
• Les guides de mise en œuvre des messages (MIG - Message Implementation Guides).

Informations internes :

• La structure et le contenu du format interne du client (= format ERP).
• La méthode de connexion pour se connecter au Descartes Global Logistics Network™ (Descartes GLN™).
• L’approche privilégiée de la migration.
• Plus d’informations sont fournies en amont, plus la phase de réalisation de l’EDI sera fluide.

Développer une stratégie d’intégration

Un projet réussi commence par une solide stratégie d’intégration. Répondre aux questions suivantes vous aidera à définir votre stratégie.

Questions

• Comment allez-vous mettre en œuvre votre message auprès des partenaires ? Allez-vous les forcer ou les pousser ? Selon le type de partenaire, une certaine forme de force de persuasion est parfois nécessaire pour convaincre les partenaires d’adhérer à la nouvelle situation.
• Comment allez-vous communiquer avec vos partenaires commerciaux ? Il est judicieux d’établir un plan de communication et de l’aligner sur les activités.
• Dans quel ordre allez-vous déployer l’ensemble : par tranches ou de manière séquentielle ? Cela dépend principalement du type d’organisation mettant en œuvre les solutions et de son type de partenaires.
• Quel est le délai souhaité ? Faire des accords avec votre partenaire de mise en œuvre sur le calendrier est une partie essentielle du plan.

Tester le système

Assurez-vous de bien tester la solution. Les tests donnent un aperçu de la façon dont vous vous êtes préparé et du fonctionnement du système dans la pratique. Il est recommandé de tester l’ensemble de messages avec un client pilote représentatif. Assurez-vous de lister les responsables et d’utiliser des fichiers de test représentatifs. Après le test, des ajustements peuvent être effectués et ensuite, il est beaucoup plus facile de connecter d’autres partenaires commerciaux.

Une fois les mappings créés, ils sont testés techniquement avec le logiciel ERP existant. L’étape suivante consiste en des tests de bout en bout entre le client et les partenaires commerciaux afin d’éliminer les problèmes potentiels lors de la mise en service réelle.

Scénarios techniques et commerciaux

Il est important de noter la différence entre les tests techniques et commerciaux. Un test technique peut réussir, mais un scénario métier spécifique peut toujours échouer. C’est pourquoi il est essentiel de tester minutieusement tous les scénarios d’entreprise. Cela nécessite une contribution importante de la part de l’entreprise en réfléchissant aux tests lors de la description des processus et en prévoyant beaucoup de temps dans la phase de test.

Support go-live

Avant la mise en service proprement dite, le consultant du projet formera les principales parties prenantes sur les outils de suivi et de traçabilité fournis par Descartes. Après la mise en service, l’équipe du projet restera en attente pendant plusieurs jours.

Les solutions EDI Descartes étant très intuitives, aucune formation poussée n’est nécessaire. Pourtant, la bonne instruction est nécessaire pour adopter le logiciel et en faire une utilisation efficace. En outre, le système nécessite une documentation complète, qui offre une visibilité aux utilisateurs.

Projet terminé

Le projet est terminé lorsque les messages EDI définis - à la fois automatiquement et avec succès - peuvent être échangés entre tous les partenaires commerciaux convenus et le système ERP. Une fois terminé, le projet est confié à l’équipe de support et de maintenance de Descartes. En fonction de votre activité spécifique, un service d’assistance 24h/24 et 7j/7 ou pendant les heures ouvrables peut être mis en place.

Utiliser, gérer, migrer

Le signe de mise en service déclenche la mise en œuvre effective et le début d’une nouvelle phase, gérant les opérations quotidiennes. Pour en récolter les bénéfices dès le départ, une formation complète et régulière des différents utilisateurs est nécessaire. En termes de gestion quotidienne, l’EDI est désormais disponible sous forme de solution cloud, ce qui permet à une organisation de se concentrer pleinement sur son activité.

Migration des partenaires commerciaux

La mise en place technique des partenaires commerciaux est également gérée par le consultant de mise en œuvre. La communication et l’administration visant à guider les partenaires commerciaux pour qu’ils s’adaptent à la nouvelle façon de travailler ne font pas partie du projet. Comme ce processus dépend fortement de la coopération entre les partenaires commerciaux, ces activités peuvent devenir très chronophages.

À propos de Descartes

Descartes est le leader mondial des solutions logicielles en tant que service (SaaS) à la demande qui contribuent à améliorer la productivité, les performances et la sécurité des entreprises où la logistique joue un rôle clé. Les clients utilisent les solutions modulaires basées sur le cloud pour planifier, contrôler, suivre et mesurer les livraisons. Ils peuvent également planifier, allouer et exécuter le fret, préparer, vérifier et payer les factures de fret, consulter les données commerciales mondiales, archiver les documents de douane et de sécurité pour l’importation et l’exportation et effectuer divers autres processus logistiques. Tout cela en rejoignant la plus grande communauté de collaboration logistique multimodale au monde. Descartes a son siège social à Waterloo, au Canada, et l’organisation a des bureaux et des partenaires dans le monde entier.