Zes stappen naar een succesvolle EDI-implementatie

Inleiding

Het implementeren van de uitwisseling van Electronic Data Interchange (EDI)-berichten, volledig geïntegreerd met een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem, is een complexe onderneming, die niet alleen de juiste technologie vereist, maar ook de inzet van alle interne en externe belanghebbenden. In wezen is het geen IT-project, maar een organisatorisch project. Een uitrol van EDI is een volwaardig, veelzijdig project met een verscheidenheid aan onderling afhankelijke activiteiten en taken.

Betrek alle belanghebbenden

De eerste stap is ervoor zorgen dat alle belanghebbenden betrokken zijn. Vorm een projectteam met vertegenwoordigers van alle stakeholdergroepen. Het implementeren van een standaard berichtenset is niet zomaar een IT-project. Idealiter wordt voor deze taak een toegewijde projecteigenaar toegewezen om IT en de bredere organisatie te verbinden. Het is ook belangrijk om de ERP-leverancier te betrekken, die moet kunnen aansluiten op het EDI-platform.

Belangrijke stakeholders zijn:

• De klant: het bedrijf dat EDI-berichten wil uitwisselen met een of meerdere handelspartners: management, IT, business;
• De IT-partner: deze partij verzorgt het beheer van de ERP-software van de klant. Meestal is deze partij ook verantwoordelijk voor het ‘ontgrendelen’ van het ERP-systeem voor EDI-berichtenuitwisseling;
• De handelspartners: de zakenpartners met wie de klant EDI-documenten wil uitwisselen;
• De leverancier van EDI-oplossingen - biedt EDI-berichtenoplossingen voor vertaling, verzending en beheer van EDI-berichten;
• Projectmanagement is verantwoordelijk voor het op elkaar afstemmen van de verschillende betrokken stakeholders. De projectadviseur begeleidt het implementatietraject op basis van best practices van kick-off meeting tot go-live.

Diepgaande analyse

Definieer de gewenste berichtinhoud en het communicatieprotocol.

De volgende stap is het uitvoeren van een diepgaande analyse van alle gegevens van de vereiste berichtenset. Dit vraagt om de beschikbaarheid van de juiste informatie. Onderwerpen als Message Implementation Guides (MIG), functionele bilaterale overeenkomsten tussen partijen, het gebruik van codesystemen en de inrichting van masterdata hebben invloed op de EDI-berichtinhoud en de informatieregistratie in het ERP-pakket. In de meeste gevallen moet de bron van het EDI-bericht ook worden weerspiegeld in het interne formaat van de ERP-software. Een succesvol project vereist zowel diepgaande EDI-kennis als inzicht in het gebruik ervan.

Externe informatie:

• Een lijst van handelspartners (inclusief naam, adres en contactgegevens) met wie de klant EDI-berichten wil uitwisselen.
• Een overzicht van berichttypes die een klant verstuurt en ontvangt, gebruikte EDI-standaard (EDIFACT, ANSI X12, andere...) en versienummer.
• Eventuele aanvullende eisen, zoals: Afstemmingsoverzichten, Factuurlijsten, bevestigingsbericht (zoals CONTRL of APERAK) en digitaal ondertekende facturen.
• De Message Implementation Guides (MIGs).
• Een lijst van bedrijfsscenario’s.

Ontwikkel een integratiestrategie

Een succesvol project begint met een gedegen integratiestrategie. Het beantwoorden van de volgende vragen zal u helpen om uw strategie te definiëren.

Vragen:

• Hoe gaat u uw berichtenset onder partners implementeren? Dwingt u ze of geeft u ze een duwtje in de rug? Afhankelijk van het type partner is er soms wat overtuigingskracht nodig om partners te overhalen zich aan de nieuwe situatie te houden.
• Hoe communiceert u met uw handelspartners? Het is verstandig om een communicatieplan op te stellen en dit af te stemmen op de business.
• Wat is het gewenste tijdsbestek? Het maken van afspraken met uw implementatiepartner over de timing is een essentieel onderdeel van het plan.

Zorg ervoor dat u de oplossing grondig test

Testen geeft inzicht in hoe u zich hebt voorbereid en hoe het systeem in de praktijk werkt. Het is aan te raden de berichtenset te testen bij een representatieve pilotklant. Zorg dat u de verantwoordelijken opsomt en gebruik representatieve testbestanden. Na de test kunnen er aanpassingen worden gedaan en vervolgens is het veel gemakkelijker om andere handelspartners aan te sluiten.

Zodra de mappings zijn gemaakt, worden ze technisch getest met de bestaande ERP-software. De volgende stap is het end-to-end testen tussen de klant en handelspartners om mogelijke problemen tijdens de daadwerkelijke go-live te elimineren.

Go-live support

Voorafgaand aan de daadwerkelijke go-live zal de project consultant de belangrijkste stakeholders uitleg geven over de track & trace-tools van Descartes. Na de go-live blijft het projectteam enkele dagen stand-by. Omdat de EDI-oplossingen van Descartes zeer intuïtief zijn, is uitgebreide training niet vereist. Toch is de juiste instructie nodig om vertrouwd te worden met de software en deze efficiënt te gebruiken. Ook heeft het systeem uitgebreide documentatie nodig, die de gebruikers inzicht biedt.

Project voltooid

Het project is afgerond wanneer de gedefinieerde EDI-berichten – zowel automatisch als succesvol – kunnen worden uitgewisseld tussen alle overeengekomen handelspartners en het ERP-systeem. Na voltooiing wordt het project overgedragen aan het support- en onderhoudsteam van Descartes. Afhankelijk van uw specifieke business kan een supportservice 24 x 7 of tijdens kantooruren worden geïmplementeerd.

Gebruiken, beheren, migreren

Het go-live teken zet de daadwerkelijke implementatie in gang en is het begin van een nieuwe fase, het managen van de dagelijkse operaties. Om vanaf het begin de voordelen te benutten, is een uitgebreide en regelmatige training voor de verschillende gebruikers een vereiste. Wat betreft het dagelijkse beheer is EDI tegenwoordig beschikbaar als cloudoplossing, waardoor een organisatie zich volledig kan focussen op de business.

Migratie handelspartners

Ook de technische set-up van handelspartners wordt beheerd door de implementatieconsultant. De communicatie en administratie van het begeleiden van de handelspartners om zich aan te passen aan de nieuwe werkwijze is geen onderdeel van het project. Omdat dit proces sterk afhankelijk is van de samenwerking tussen de handelspartners, kunnen deze werkzaamheden zeer tijdrovend worden.

Over Descartes

Descartes (Nasdaq: DSGX) (TSX: DSG) is de wereldleider in het leveren van on-demand, software-as-a-service-oplossingen gericht op het verbeteren van de productiviteit, prestaties en veiligheid van logistiek-intensieve bedrijven. Klanten gebruiken onze modulaire, software-as-a-service-oplossingen voor het routeren, plannen, volgen en meten van leveringsbronnen; voor het plannen, toewijzen en uitvoeren van zendingen; het beoordelen, controleren en betalen van transportfacturen; om toegang te krijgen tot wereldwijde handelsgegevens; om douane- en veiligheidsdocumenten in te dienen voor import en export; en om tal van andere logistieke processen te voltooien door deel te nemen aan ‘s werelds grootste, samenwerkende multimodale logistieke gemeenschap.

Ons hoofdkantoor bevindt zich in Waterloo, Ontario, Canada en we hebben kantoren en partners over de hele wereld. Lees meer op www.descartes.com en neem contact met ons op via LinkedIn en Twitter.