Filtrage des sanctions : des solutions pratiques pour réduire les risques

Exécution du filtrage des sanctions dans les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) et de gestion de la relation client (CRM)

Le filtrage des sanctions est fondamental pour s’assurer de ne pas faire affaire, à l’échelle internationale, avec des acteurs sur liste noire. Dans le contexte actuel, marqué par une sécurité accrue, des régimes de sanctions en constante évolution, des amendes en hausse et des exigences complexes en matière de propriété des sanctions, faire preuve de vigilance est indispensable. L'examen des informations à l'entrée et à la sortie de l’entreprise est au cœur du filtrage des sanctions. Logiquement, puisque la plupart des entreprises s’appuient sur des plateformes centralisées telles que des systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) et de gestion de la relation client (CRM), dont NetSuite, SAP GTS, Oracle GTM, Salesforce et d'autres, le filtrage des données au sein de ces systèmes est essentiel pour minimiser les risques.

Les principales questions et difficultés que soulève l'examen des sanctions au sein des systèmes internes sont les suivantes :

• Comment les entreprises peuvent-elles effectuer le filtrage dans le cadre de l’ERP et de la CRM sans épuiser leurs ressources ?
• Comment les entreprises peuvent-elles identifier les acteurs à éviter compte tenu des structures de propriété potentiellement complexes des entités sanctionnées ?
• Comment le filtrage peut-il être effectué sur l'ensemble des sites mondiaux, dans différents services et dans diverses entités opérationnelles ?
• Comment créer une piste d'audit de filtrage des sanctions sans que cela nécessite davantage de main-d'œuvre ?
• Si une partie faisant l’objet de sanctions est repérée, quelles sont les meilleures pratiques pour atténuer le risque ?

Ce livre blanc répond à toutes ces questions, entre autres, pour vous aider à réduire les risques tout en conversant une productivité maximale.

Les bases : en quoi consiste le filtrage ?

Le filtrage consiste en un contrôle préalable des transactions, des collaborateurs, des partenaires, des entrepreneurs, des sous-traitants, des prospects, et plus encore, afin de s'assurer de ne pas faire affaire avec des entités figurant sur une liste de sanctions. « Liste de sanctions » est un terme générique qui couvre, entre autres, des listes de surveillance, des listes d’entités préoccupantes, des listes de parties soumises à des restrictions, des pays sous embargo, etc.

Un grand nombre d'entités tiennent à jour des listes de sanctions, qui peuvent inclure des particuliers, des entreprises, des organismes gouvernementaux étrangers et des sites. Les entreprises qui font affaire avec une personne ou une entité inscrite sur une telle liste sont susceptibles de faire l'objet de poursuites civiles et/ou pénales, d'amendes, de se voir refuser le droit d’exporter et/ou d'importer et de ne plus recevoir de financements. En outre, il est essentiel de maintenir une piste d'audit et de tenir des registres documentant les efforts de conformité consentis pour se protéger contre les risques.

8. Le commerce électronique 1. Des changements continus

Compte tenu du volume sans cesse croissant des transactions en ligne, il est essentiel de filtrer les transactions et les expéditions en lien avec le commerce électronique. Il est essentiel que les entreprises suivent le rythme de ces mises à jour constantes pour minimiser les risques.

7. La vérification des transactions financières

Le traitement des transactions à destination ou par l'intermédiaire d'institutions financières fait l'objet d'un examen à la lumière des listes de sanctions. Les non-conformités ont entraîné des pénalités s'élevant à plusieurs millions de dollars.

6. La piste d’audit des sanctions

Les entreprises peuvent avoir à démontrer qu'elles ont pris des précautions raisonnables pour éviter ou réduire les pénalités. La nécessité de vérifier périodiquement la conformité aux sanctions antérieures est impérative si les entreprises entendent réduire au maximum le risque d'amendes.

5. Des pénalités importantes

La fréquence, le nombre et le montant des amendes infligées au titre des sanctions augmentent. Les pénalités moyennes sont en hausse, et les amendes infligées récemment sont les plus élevées jamais constatées.

Un filtrage inadéquat n'est pas une option

À mesure que les contrôles répressifs se multiplient et les amendes augmentent, les entreprises qui appliquent des procédures inadéquates de contrôle des sanctions s’exposent à de sérieux risques.

Ainsi, en avril 2019, une société britannique a accepté de payer 1,1 milliard de dollars pour avoir enfreint des sanctions. Dans cette affaire, les autorités américaines et britanniques ont découvert que l'entreprise traitait avec des parties faisant l’objet de sanctions à Cuba, en Iran, au Soudan et en Syrie. L’ampleur de ces violations était considérable, et des transactions ont été décelées à l’entrée et à la sortie des systèmes d’ERP de la société.

En 2018, une entreprise française a été condamnée à une amende de près de 1,3 milliard de dollars pour avoir enfreint des sanctions américaines. La société avait mené plus de 2 500 transactions liées à Cuba qui auraient dû être bloquées ou arrêtées par filtrage au sein de sa plateforme d’ERP ou de processus internes. Ici aussi, cette amende illustre le coût élevé d’une violation des sanctions et la nécessité de surveiller les systèmes d’ERP dans le cadre d'un processus de conformité robuste.

Filtrage des sanctions et ERP

Dans certaines entreprises, des solutions telles que NetSuite, SAP ou Oracle servent de plateforme centrale pour gérer les finances, les opérations, la chaîne d'approvisionnement, les ventes, les ressources humaines, la relation client, et bien plus encore. Ces plateformes sont souvent utilisées dans le monde entier, dans l’ensemble des divisions, des entités commerciales, des départements et par des partenaires.

Étant donné que les ERP ont de multiples points de contact au sein d'une entreprise et qu’ils la relient à un large éventail de partenaires commerciaux, il est essentiel de s'assurer qu'aucune partie faisant l’objet de sanctions ne se cache dans les données.

L'un des principaux défis du filtrage des sanctions réside dans la grande quantité d'informations contenues dans les ERP. Qui plus est, l'ensemble des informations au sein de ces systèmes est en flux infini.

En outre, les listes de sanctions changent et évoluent au fil du temps. Les entreprises ont donc besoin d'une solution qui agisse comme un crible pour examiner l'information avant qu'elle n'entre dans un système et au fur et à mesure que les données changent.

Pour réduire les risques, il est essentiel :

1. d’effectuer la sélection avant de saisir une partie dans un ERP,
2. d’effectuer un contrôle périodiquement à mesure que les données sont mises à jour et que les listes de sanctions changent,
3. d’analyser l’historique des données antérieures par rapport aux listes de sanctions mises à jour.

Les trois opérations ci-dessus doivent être effectuées de manière cohérente, fiable et automatique, sans que des étapes ou de la main-d'œuvre supplémentaires soient nécessaires pour l’entreprise.

Filtrage des sanctions et CRM

Les plateformes de gestion de la relation client telles que Salesforce font souvent office de plateforme centralisée pour les ventes, le marketing et d'autres services. Les enregistrements des contacts et des prospects au sein des CRM évoluent rapidement, étant donné que les ventes et le marketing prospectent et lancent de nouvelles campagnes en permanence.

C'est pourquoi le filtrage des sanctions est essentiel dans des solutions telles que Salesforce. Contrôler un prospect avant qu'il ne devienne un contact peut servir de mesure supplémentaire dans la gestion des risques avant qu’une transaction formelle ait lieu.

Comme tout contrôle de sanctions, il est essentiel que le filtrage CRM soit assorti d’une piste d'audit. Dans le cas improbable où des transactions seraient exécutées par inadvertance avec une partie sanctionnée, le risque peut être atténué, ou l'amende réduite, si l’entreprise peut démontrer qu’elle a fait preuve d’une diligence raisonnable.

Diligence raisonnables et pistes d'audit

Compte tenu du volume des transactions et du caractère international des affaires, il existe une forte possibilité de contact avec une entité sanctionnée. Dans de tels cas, il est important de mettre en place des mesures de protection pour démontrer que l’entreprise ne s’est pas montrée négligente. C’est ici qu’intervient le concept de « diligence raisonnable ». La diligence raisonnable signifie simplement que l’entreprise a pris des précautions raisonnables. Les pénalités peuvent être réduites si une entreprise peut faire la preuve qu'elle a pris des mesures pour éviter les parties sanctionnées. La diligence raisonnable peut revêtir la forme d'une technologie qui contrôle les transactions et peut clairement montrer que des mécanismes ont été mis en place pour prévenir les interactions interdites.

Que faire si une correspondance est détectée ?

• Disposer d’un processus automatisé qui met la transaction en attente
• Établir un arbre décisionnel pour préciser qui est responsable de la gestion de la correspondance
• Contrôler la transaction et documenter : -Quand elle a eu lieu -D’où la transaction provenait -Qui a interagi avec la partie
• Communiquer avec les autres départements
• Documenter clairement la solution adoptée par écrit

Conclusion

À l’heure de la mondialisation et de la numérisation, les entreprises interagissent régulièrement au-delà des frontières. Si ces activités internationales sont une aubaine pour leur rentabilité et leur croissance, elles peuvent aussi être confrontées à des acteurs peu recommandables tapis partout dans le monde, jusque dans leurs propres systèmes de données.

Souvent, les systèmes d’ERP et de CRM assurent la jonction entre plateformes internes et parties externes. Une technologie à même d’effectuer un tel filtrage de manière automatisée, rétroactive et continue sans interférer avec le flux de travail peut réduire considérablement le risque. Cependant, toutes les plateformes de filtrage ne se valent pas.